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Fiche pratique

Les outils collaboratifs : une nouvelle manière de travailler en entreprise...

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Agenda partagé, dossiers synchronisés, vidéoconférence... : autant de services qui se développent vite, car ils facilitent le travail en équipe. Comment choisir les plus appropriés ? Etat des lieux et conseils.

Les outils collaboratifs, c'est quoi ?

Appelés aussi Groupware, ils regroupent différentes « briques » logicielles et technologiques permettant de travailler ensemble à distance. Accessibles depuis un poste de travail fixe ou un appareil mobile (smartphone ou tablette), ces outils collaboratifs facilitent le partage d'informations (rendez-vous, contacts, messages...) et de données. Le maître-mot : synchronisation. Tous les éléments sont mis à jour en temps réel et consultables partout.

Le partage d'agenda : pour mieux organiser le travail en équipe

Quand une équipe de collaborateurs a besoin de travailler en mode projet, un des éléments-clés facilitateurs de l'organisation des réunions est le partage d'agenda : il s'agit d'un calendrier géré en commun par une équipe de personnes « accréditées », avec identifiant et mot de passe personnels. Selon la solution retenue, différentes options sont disponibles : autoriser ou interdire l'accès aux événements, connaître les disponibilités d'autres personnes, proposer des réunions, repérer des salles disponibles... C'est un gain de temps et de productivité puisqu'il n'est plus nécessaire de consulter un tiers ou d'envoyer de multiples e-mails pour connaître les disponibilités de chacun. Bonus : les plannings peuvent être importés sous format Word, Excel et PDF et imprimés.

La messagerie instantanée : pour une communication en temps réel

Besoin d'une information urgente, qu'un de vos collaborateurs détient ? Une question à poser dont vous êtes certain qu'il a la réponse ? Avec la messagerie instantanée, finis les appels croisés, les petits mots (du style post-it) laissés sur le clavier, ou les échanges d'e-mails inutiles et qui encombrent les boîtes aux lettres électroniques. Le « chat » est en effet plus pratique et encore plus rapide que l'e-mail pour obtenir rapidement une information de la part d'un collaborateur. De plus, l'indexation et l'archivage des conversations permettent de retrouver facilement des données précises.
Il convient toutefois d'établir des codes de bonne conduite, et Skype ou Yahoo ! Messager notamment, permettent par exemple d'afficher une icône signalant son statut : occupé, disponible, non connecté.
Parmi différentes solutions pratiques, le Pack Business Entrepreneurs de SFR propose Microsoft Office Communicator, qui intègre un système de messagerie instantanée d'entreprise et une interface synchronisée avec Outlook.

Le partage de fichiers : pour éviter de saturer les boîtes mail

Pour échanger, envoyer ou recevoir des fichiers, surtout volumineux, l'hébergement de données en ligne (Cloud Computing) est LA solution. Le cloud permet en effet de libérer de l'espace sur le poste de travail fixe et les terminaux mobiles dont les capacités de stockage sont parfois limitées (même si elles peuvent être augmentées par l'ajout d'une carte mémoire de type microSD). Il existe aujourd'hui de nombreuses plates-formes, proposées par des entreprises américaines (comme Google (Google Drive), Microsoft (SkyDrive) ou Dropbox) ou françaises (OVH, Oodrive ou Numergy), qui offrent des solutions adaptées aux partages de fichiers et à la mobilité. Précision : les entreprises américaines sont soumises au Patriot Act et à l'Advocacy Policy. L'ensemble des contenus confiés peut donc être exploité à des fins de renseignement...
La plupart de ces services proposent des applications iOS, Android, voire Windows Phone ou BlackBerry, permettant d'accéder aux fichiers à partir de tablettes et de smartphones. La limite de ces offres en ligne ? L'espace de stockage gratuit est limité à quelques Go. Les versions payantes affichent des tarifs très variables et difficilement comparables, car les tranches sont différentes.

La synchronisation des documents : pour disposer de la dernière version

Quand plusieurs collaborateurs doivent intervenir sur un même fichier, les risques de commettre une erreur ou d'écraser une version sont multipliés. La majorité des services de Cloud Computing offre la possibilité de synchroniser les documents et dossiers stockés sur leurs serveurs, synchronisation qui peut être à sens unique (unidirectionnelle) ou dans les deux sens (bidirectionnelle). En unidirectionnel, les modifications apportées sur un document depuis un poste de travail entrainent une actualisation du même document enregistré en ligne. Cette option ne permet pas le travail collaboratif.
La synchronisation bidirectionnelle est plus adaptée, puisque chaque membre du groupe de travail peut modifier à distance un unique document, qui pourra ensuite se retrouver sur chaque poste de travail, en local. Néanmoins, il reste prudent de sauvegarder régulièrement les fichiers sur différents supports pour limiter les effacements par erreurs ou la perte d'une version.

La vidéoconférence : pour organiser facilement des réunions

Lorsque différentes équipes de travail, réparties sur plusieurs sites, ont besoin de faire des points d'étape sans perdre de temps, la vidéoconférence est idéale. Cette solution, qui évite aux collaborateurs de se déplacer, permet une mise en communication en temps réel, réduisant ainsi les délais d'organisation et les coûts de réunion.
Il suffit aujourd'hui de réserver un créneau sur une interface web et la vidéoconférence commence à l'heure dite et sur tous les sites retenus.
Avec la vidéo HD, une audio performante et la possibilité de projeter sur écran des contenus multimédias qui peuvent être partagés et modifiés en temps réel à distance, les échanges sont optimisés. Les fonctions généralement proposées sont nombreuses (présentation de bilans, organisation de séminaires (webinars), réunions et formation à distance, e-learning...) et l'outil s'avère très intéressant, notamment pour les PME multisites.

Partage d'agenda, de fichiers, messagerie instantanée, synchronisation de documents, stockage dans le cloud, sont donc autant de solutions qui simplifient et fluidifient le quotidien des collaborateurs. Ces outils collaboratifs ont modifié peu à peu la manière de travailler en entreprise, et fort de ce constat, le Pack Business Entrepreneurs de SFR les rassemble en une offre tout-en-un, qui suit cette évolution naturelle.

 

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